Chính sách Văn phòng Đại diện

1. Chức năng của Văn phòng Đại diện:

- Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính.

- Đại diện hình ảnh và thương hiệu Hải Anh Computer tại địa bàn được giao.

- Trưng bày, giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ Công ty đang kinh doanh tại Văn phòng đại diện

- Kết nối và chăm sóc khách hàng tại địa phương theo đúng tiêu chuẩn dịch vụ của công ty.

- Phối hợp triển khai các chính sách kinh doanh, kỹ thuật, bảo hành và hậu mãi của công ty tới khách hàng.

- Tiếp nhận và phản hồi thông tin thị trường, nhu cầu khách hàng, đối thủ cạnh tranh về cho Công ty.

- Hỗ trợ phát triển thị trường tại khu vực được phân công.

- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.

II. Nhiệm vụ của Văn phòng Đại diện:

- Triển khai giới thiệu, tư vấn các sản phẩm, dịch vụ do công ty phân phối.

- Chăm sóc và hỗ trợ sau bán hàng.

- Thực hiện các chính sách bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng.

- Giải quyết khiếu nại (nếu có) theo đúng quy trình công ty.

- Marketing và truyền thông địa phương.

- Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các hoạt động quảng bá sản phẩm, chương trình khuyến mãi, truyền thông thương hiệu Hải Anh tại địa phương.

- Quản lý cơ sở vật chất và nhân sự Văn phòng đại diện.

- Đảm bảo văn phòng hoạt động vận hành trơn tru, hiệu quả, tiết kiệm chi phí.

- Quản lý, đào tạo đội ngũ nhân sự tại văn phòng theo tiêu chuẩn Công ty.

- Gửi báo cáo hoạt động chăm sóc khách hàng, kỹ thuật và các đề xuất (nếu có) hàng tháng về Ban Giám đốc.

III. Yêu cầu đối với người đứng đầu Văn phòng Đại diện:

- Là đầu mối chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của văn phòng.

- Chủ động phối hợp với các bộ phận chuyên môn thuộc Công ty để xử lý công việc tại văn phòng.

- Không ngừng nâng cao kỹ năng quản lý, kỹ thuật và dịch vụ khách hàng.

IV. Dấu của Văn phòng Đại diện :

Con dấu của Văn phòng đại diện là công cụ quan trọng, được sử dụng để xác nhận tính pháp lý và đại diện cho văn phòng trong phạm vi được ủy quyền.

1. Mục đích sử dụng con dấu Văn phòng đại diện:

- Xác nhận giấy tờ hành chính nội bộ.

- Các phiếu giao nhận hàng, biên bản bàn giao thiết bị.

- Phiếu bảo hành, phiếu tiếp nhận bảo trì, sửa chữa tại địa phương.

- Các biểu mẫu hành chính liên quan đến hoạt động thường ngày của văn phòng.

- Ký xác nhận thay mặt công ty trong phạm vi được ủy quyền.

- Xác nhận giao dịch hoặc làm việc với khách hàng địa phương.

- Ký xác nhận các đề xuất, báo cáo gửi về Công ty.

- Xác nhận phối hợp với các cơ quan, tổ chức tại địa phương khi cần thiết (nếu được Công ty ủy quyền bằng văn bản).

- Đảm bảo sự minh bạch và nhất quán trong hoạt động của văn phòng đại diện, giúp kiểm soát tốt quy trình làm việc và nâng cao uy tín với khách hàng.

2. Nguyên tắc sử dụng con dấu:

- Chỉ sử dụng con dấu cho các hoạt động thuộc phạm vi trách nhiệm của Văn phòng đại diện.

- Không được sử dụng con dấu để ký kết các hợp đồng kinh tế, tài chính hoặc pháp lý với khách hàng, đối tác (việc này thuộc thẩm quyền Công ty).

- Không sử dụng con dấu Văn phòng đại diện để đóng dấu vào các báo giá gửi cho khách hàng.

- Người đứng đầu văn phòng chịu trách nhiệm trực tiếp về việc bảo quản và sử dụng con dấu đúng mục đích, đúng quy định.

- Việc sử dụng con dấu phải có lưu trữ hồ sơ rõ ràng để phục vụ việc kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.